Q&A Team Organisaties & events - Groot BK Gymnastiek & Rope Skipping

Elien Van Deynse   ‐  Donderdag 28 apr 2022

Logistiek verantwoordelijke Jean Herrel & stagiair Lise Maes aan het woord

Het Groot Belgisch kampioenschap Gymnastiek en Rope Skipping staat voor de deur. Eind mei zien we de beste A- en B-gymnasten en skippers aan het werk in de Gentse topsporthal. Naast onze gedreven trainers die hun sporters klaarstomen voor deze competitie draait de organisatie ook bij het Gymfed-team op volle toeren. We spraken met logistiek verantwoordelijke Jean Herrel en stagiair Lise Maes. 

Coördinator organisaties Jean Herrel, al 21 jaar een vaste waarde binnen het Gymfed-team, zorgt met zijn bakken ervaring voor het logistieke gedeelte van dit event. Binnen team Organisaties & events is Jean eveneens verantwoordelijk voor de disciplines Acro & Recrea Acro & TTj.  


Stagiair Lise Maes, 22 jaar en studente 1ste Master bewegings- & sportwetenschappen aan de UGent ondersteunt als stagiair dit topevent. Na 15 jaar zelf actief te zijn als gymnast Acro is ze momenteel enthousiast jurylid en trainer. Ze koos Gymfed als stageplek omwille van haar grote passie voor de sport. 


Het Groot Belgisch kampioenschap, wat moeten we hieronder verstaan?

Jean: Het Groot Belgisch Kampioenschap is een grote competitie die om de vier jaar georganiseerd wordt voor gymnasten en skippers in het A- en B-niveau. Per discipline strijden de beste sporters voor de Belgische titel. Na uitstel door Covid-19 in 2020, kan het event dit jaar eindelijk doorgaan van 26 tot 29 mei in de topsporthal te Gent. De disciplines in kwestie zijn Toestelturnen jongens en meisjes, Acro, Ritmiek, Tumbling, Trampoline synchroon en individueel, DMT en voor het eerst mogen we ook onze ook Rope Skipping teams verwelkomen tijdens deze organisatie.

Wat is jullie belangrijkste taak tijdens dit event?

Jean: Alles wat betreft logistiek komt op mijn bord. Dit is voor het Groot BK zo maar ook voor bijvoorbeeld het kaderweekend in oktober, het Gymgala in december, de FIT-Challenge in juni ... Ik ben het dus wel gewoon om voor dit onderdeel verantwoordelijk te zijn.

  • Reserveren van de zalen voor het groot BK
  • Zorgen dat voor alle disciplines de toestellen op een correcte manier zijn opgesteld en dit samen met onze logistieke medewerker en een team vrijwilligers.
  • Zorgen dat al het nodige materiaal aanwezig is voor alle randactiviteiten, persplateau aanleggen, voldoende internet voorzien ...
  • Zorgen dat het scoresysteem optimaal functioneert en onze juryleden hun werk kunnen doen
  • ...

Lise: Ik ben aangesteld als extra hulp bij de commissie ‘sportieve organisatie’. Dit houdt in de nodige documenten opmaken zoals dagindelingen van de wedstrijden en infodocumenten voor gymnasten, trainers en juryleden, het verloop van de competitie uitwerken (muziek, speakerteksten, juryvergaderingen, etc.) en het aanstellen van de nodige medewerkers voor het goede verloop van de competitie (DJ, speaker, wedstrijdleiding, etc.). 

Bij de commissie ‘protocol’ heb ik ook een aandeel. Ik heb hiervoor verantwoordelijkheden bij het coördineren van de prijsuitreikingen en het doorgeven van bestellingen zoals medailles, bekers, bloemen en aandenkens voor gymnasten en juryleden.

Wanneer zijn jullie gestart met de organisatie van het event? 

Jean: De eerste reservaties zoals de verschillende zalen werden al meer dan een jaar geleden gemaakt. Begin december 2021 werd de opstartvergadering dan gedaan waarin de verschillende commissies binnen ons team werden verdeeld.

  • Algemene coördinatie – teamleader Team organisaties - Leen Foré heeft de algemene coördinatie van het event. 
  • Administratie en ticketing – Hermien Mispelaere zorgt voor alles wat betreft de organisatie van het onthaal, accreditatie en de ticketing
  • Sportieve organisatie – Simon Mahy en Eva Vandemeulebroecke – staan in voor de dagindeling, volgordes en de organisatie van de jury
  • Protocol – Eva Vandemeulebroecke en stagiair Lise Maes staan in voor alle prijsuitreikingen gedurende het BK
  • Logistiek en scoresysteem – Jean Herrel – Logisieke verantwoordelijke
  • HRM – Eva Vynckier – zorgt voor de nodige vrijwilligers en de op- en afbouwploegen
  • Medisch – Eva Vynckier – zorgt voor de nodige aanwezigheid van EHBO op het event
  • Security – Eva Vynckier – zorgt ervoor dat alles veilig verloopt op het event en overlegt met politie en brandweer in voorbereiding
  • Catering – Eline Verbeeck zorgt voor de catering van jury, medewerkers en publiek
  • Promotie, pers & communicatie – Team communicatie 

Lise: 9 december ‘21 was de allereerste vergadering over de opstart van het event. Maar mijn allereerste taak heb ik gekregen tijdens de vergadering van 24 februari. Sinds dan ging ik actief aan het werk en vanaf de week erna kwam ik ook effectief één dag in de week op kantoor om te werken aan mijn taken.

Hoeveel tijd neemt het organiseren van het Groot BK in beslag?

Jean: Tijdens de gewone werkweek van januari tot ongeveer april werkt ons team dagelijks enkele uren aan het Groot BK. Dit natuurlijk naast de gewone organisatie van de wedstrijden, happenings en Recreatoernooien. Naarmate het event dichterbij komt werken we dagelijks meer aan het event tot de laatste week voor het event, dan zit het team er fulltime op. Samen met het vierdaagse event, de afbouw de dag erna en de tijd ervoor mag je toch gemakkelijk op 2 weken fulltime rekenen. 

Lise: Tijdens mijn stage, die 180 uur duurt ben ik natuurlijk fulltime met dit event bezig. Het Groot BK is een vierdaagse van 26 tot 29 mei. 29 Mei wordt dus de laatste dag dat ik mijn taak op het event zelf zal moeten volbrengen. Er zal natuurlijk nog een evaluatie en reflectiemoment volgen vanuit het team waar ik ook graag aan deelneem. 

Mijn eerste taak was het bepalen van het aantal goud, zilver en bronzen medailles. In totaal ben ik hier zeker één maand aan bezig geweest. De coördinatoren moeten doorgeven hoeveel gymnasten ze verwachten per discipline, maar deze aantallen konden niet in één dag allemaal doorgegeven worden omdat er nog veel wedstrijden geturnd moesten worden. Het aantal geselecteerde gymnasten kon dus nog veranderen. Het was heel belangrijk dat ik mijn hoofd erbij hield wanneer ik bezig was met al deze aantallen. Een tel- of rekenfout is snel gemaakt. Daarna volgt er nog tellen, tellen, hertellen en hertellen. 

Wat is het leukste aan je job bij dit event?

Jean: We werken in die paar dagen heel nauw samen met het team en maken er samen altijd een fantastische ervaring van voor zowel de deelnemers, bezoekers als voor de Gymfed-crew zelf. 

Lise: Als jonge stagiair van 22 jaar mogen meedraaien binnen dit grote evenement georganiseerd door een grote en gekende federatie waarbij ik zelf al jaren vóór de schermen geturnd heb en zelf heb deelgenomen aan zo’n wedstrijden. Ik denk dat ik mezelf toch wel een beetje trots mag voelen dat ik deze kans krijg. Om hele dagen omringd te worden door een sport die mij interesseert én waar ik zo’n passie voor voel, geeft een voldaan gevoel.

Naar wat kijk je het meest uit op het event?

Jean: Wanneer het event goed gestart is en de eerste wedstrijden vlot lopen, en ik met een gerust hart even kan gaan zitten! 

Lise: Ik vind het heel spannend. Ik heb nog niet echt een idee wat te verwachten, maar dan denk ik toch dat ik uitkijk naar het zien hoe alles zich ontvouwt van organisatie tijdens het event zelf en zien dat de maanden voorbereiding van iedereen zijn vruchten heeft afgeworpen. Ik kijk ook wel uit, met de nodige portie gezonde stress, naar het gevoel van verantwoordelijkheid die ik zal krijgen wanneer ik moet zorgen voor vlot verloop van de prijsuitreikingen en het verwittigen van coaches en die taken natuurlijk vlot en tot een goed einde brengen. Er zullen mensen zijn die naar mij zullen moeten luisteren en dat geeft toch wel een kick al zeg ik het zelf. Ik heb nog nooit achter de schermen gestaan van zo’n groot event dus ben heel benieuwd.

Alle info over het Groot BK kan je hier terugvinden.